• Table of contents
• EDI kiiralgus
• 01 Mis on EDI
  • 01 Tähendus
  • 02 Mida on oluline teada EDI edukaks juurutamiseks
  • 03 Kuidas alustada
• 02 Partneritega alustamine
  • 01 Oma firma/kaupluste aadressite sisestamine
  • 02 Kui partner ja tema aadress on Docural olemas
  • 03 Teiselt EDI-teenusepakkujalt üleminek
• 03 Liidestus
  • 01 Kui teie ERP-is pole veel ühtegi operaatorit
  • 02 Kui teie ERP-is on muu EDI-operaator juba olemas, siis:
  • 03 Docura REST-API
  • 04 Docudrive/Docuswitch kirjeldus
  • 05 SFTP
  • 06 Email (SMTP)
  • 07 PDF digitaliseerimine

EDI kiiralgus¶

01 Mis on EDI¶

01 Tähendus¶

Automatiseeritud infovahetus infosüsteemide vahel. EDI - Electronic Data Interchange (elektrooniline andmevahetus).

02 Mida on oluline teada EDI edukaks juurutamiseks¶

1. Dokumendid (info), mis vahetakse: nt ostja saadab ostutellimuse, mille müüja saab müügitellimusena. Kogu andmevahetus toimub automaatselt partnerite programmide (ERP-de) vahel. https://et.wikipedia.org/wiki/ERP_(tarkvara)
2. Milline on dokumentide edastamise tehnilise viis, nt: failid, API, SFTP, e-mail, AS2 jne.
3. Milline on dokumentide formaat ja standard, nt: EDIFACT, CSV+kirjeldus (mis veerud mida tähendavad), XML (E-Document, E-Invoice, SAP IDOC), jne.
4. Kuidas kirjeldatakse ostjad-müüjad, tarnekohad ja kaubad teie ERP-is. Nt aadressid: GLN, sisesed koodid. Kaubad: EAN, sisesed koodid. Andmed peavad olema kooskõlastatud kas EDI-operaatoriga või otse partneritega.
5. Kuidas EDI teie ERP-is töötab: kas automaatselt mingi staatuse järgi (nt kinnitatud arved) või käsitsi nupule vajutamisega.
6. Kuidas käsitletakse ERP-is uute dokumentide saabumist ja vigade teavitust. Nt uued dokumendid tekivad staatusega "mustand" või eraldi kaustas ning EDI-operaator saadab e-maili teavitamaks saabunud dokumendist. Vigade osas kas EDI-operaator saadab e-maili teavituse või ERP näitab konkreetses kaustas eraldi märkena, et dokument on vigane.

03 Kuidas alustada¶

1. Tuleb teha otsus, millist äriprotsessi automaatiseeritakse, nt: ostuprotsess, müügiprotsess, suhtlus logistika partneritega vms.
2. Tuleb määrata enda ettevõttes projektijuht, kes vastutab EDI juurutamise eest.
3. Tuleb valida, kellega partneritest (ostja/müüja) alustada automatiseerimist. Tavaliselt alustatakse partnerist, kellega on dokumentide vahetamise maht kõige suurem.
4. Tuleb valida EDI-operaator, nt Docura.
5. Tuleb teostada liidestus enda ERP-s. Vajadusel teha vastav arendus ERP-s või ERP välja vahetada.
6. Tuleb teha test ühe partneriga koostöös EDI-operaatoriga.
7. Edasi ühendada ülejäänud partnerid (ostjad/müüjad), kuni automatiseerimine on lõpule viidud.

02 Partneritega alustamine¶

01 Oma firma/kaupluste aadressite sisestamine¶

1. Tuleb registreerida ennast https://app.docura.net
2. Tuleb sisestada enda tarnekoht, vähemalt juriidiline aadress: Settings - My locations

02 Kui partner ja tema aadress on Docural olemas¶

1. Otsime Docuras oma partneri

2. Sisestame enda koodid või kasutada GLN-i oma ERP-is.

3. Igale partnerile saadetakse kiri vajaliku EDI ühenduse kohta:

Lugupeetud koostööpartnerid, 

Käesolevaga teatame, et XXX on valmis EDI (electronic data interchange) andmevahetussüsteemi kasutuselevõtuks suhtluses oma tarnijatega. 

EDI andmevahetussüsteemi kasutuselevõtmine annab firmale mitmeid eeliseid:  

1. Kulude vähendamine nii meie kui teie ettevõttes. 
EDI dokumendid genereeritakse automaatselt. Tänu sellele kulub dokumentide töötlusele palju vähem inimeste aega ning ühes organisatsioonis loodud 
dokumenti ei pea teises käsitsi töötlema – ühekordne andmesisetus, väiksem vigade tekkimise tõenäosus, kiirem infovahetus. Kiirenevad kõik äriprotsessid.

2. Müügikasv. 
Edastatav info on täpsem ja mahukam. See omakorda aitab välistada vigu tellimuste edastamisel ja kaupade tarnes. Klienditeeninduse tase tõuseb. 

3. Pole enam kaotsiläinud dokumente, mis põhjustaks tarneprobleeme. 

EDI andmevahetussüsteemi kasutuselevõtu esimeses faasis alustame kõikide ostutellimuste saatmist elektrooniliselt. 

Docura.net platvorm tagab EDI andmevahetussüsteemile tehnilise valmisoleku ja XXX-i ning tarnijatevahelise ühenduse. 
Docura.net võtab teiega ühendust lähipäevil tehniliste üksikasjade ja süsteemiga ühinemise võimaluste osas. 

Oleme tänulikud, kui vaataksite üle teiepoolsed võimalused süsteemiga ühinemiseks. 

Oleme kindlad, et EDI andmevahetussüsteem on väga hea investeering nii XXX-i kui ka meie tarnijate jaoks. 

Tervitustega, 

03 Teiselt EDI-teenusepakkujalt üleminek¶

1 Kui te juba kasutate mõnda konkureerivat EDI-operaatorit, saame vahetuse teha lihtsalt, turvaliselt ja kiiresti.
2 Siin leiate kõikide ERP-ide nimikirja, kellega ühinemist Docura moodul juba toetab: https://docura.net/erps/

3 Siin on üks näidis, kuidas kliendi/hankija kaardil saab lihtsalt vahetada EDI-operaatorit. Häälestage Docura-ga ühendus ja vahetage kliendikaardil EDI-operaator. Ongi kõik!

Üks näidis veel

4 Kui teie ERP-il Docura tuge veel pole, võtke ühenduse Docura spetsialistiga. Docura juurutmine on lihtne ja soodne. Rohkem infot allpool.
5 Täitke oma koodid Docura partneri lehel või lisage GLN-id.
6 Koos Docura-ga testime dokumendi vahetust, nt Docura saadab tellimuse, teie firma saadab vastuseks arve.

Viimaseks tuleb oma partnerit EDI-operaatori vahetusest teavitada. Emaili näidis:

Tere!

Käesolevaga soovime EDI operaatorit vahetada.  XXX OÜ (registrikood: XXX)  soovib alates dd.mm.yyyy .a kasutada Docura OÜ (www.docura.net) pakkuja teenuseid.

Palume nimetatud kuupäevast alates saata kõik meie ja YYYY partneri vahelised elektroonilised dokumendid läbi Docura OÜ kanali.

Lugupidamisega,

Peale ühenduse loomist ootame esimest dokumenti, veendume et kõik on korras. Edasi ühendame sama teavitusega järgmised partnerid.

03 Liidestus¶

01 Kui teie ERP-is pole veel ühtegi operaatorit¶

1. Kui teie ERP-is on API võimalus olemas, saab Docura ise andmeid lugeda ja kirjutada ning pole vaja täiendavalt sekkuda. Täpsustage seda enda ERP-i pakkujaga. Docura käsitleb dokumendid staatuse (valmisoleku) põhjal. Nt kõik kinnitatud müügiarved.
2. Kui teie ERP-is API võimalust ei ole, siis otsustatakse/häälestatakse edastamise viis kas faili või API põhiselt.
3. Tehakse dokumentide impordiprotseduur.
4. Tehakse dokumentide ekspordiprotseduur.
5. Vigu kirjutame logisse.
6. Rohkem kasulikku infot siin (EN): https://docs.google.com/document/d/1UGxZ8Bj9qTynpN0YKskGLTb8M2ksIKp-BW1TPgBiCZk/

02 Kui teie ERP-is on muu EDI-operaator juba olemas, siis:¶

1. Võivad andmete edastamise kanaliks olla:
   1. API.
   2. Failisüsteem (kaustad).
2. Süsteemis peab olema mitu EDI-operaatori häälestuse võimalust, kas URL või import/eksport kaustad. Kusjuures piisab ainult ekspordikausta jagamisest. Impordikaust võib olla sama. Nt:

1. Kui andmevahetus on API-põhine, siis:
   1. Dokumentide impordimiseks küsitakse iga operaatori URL.
   2. Dokumentide ekspordimiseks saadetakse dokument kliendi/hankija kaardil valitud operaatorile.
2. Kliendi/hankija kaardil peab olema operaatori valikuvõimalus (vt ülal).

03 Docura REST-API¶

Lihtne ja kiire viis ühendada Docura EDI läbi API. Vajab keskmiselt 4-8 tundi arendust.

1. Teie clientId, clientSecret on:

2. Docura URL :
https://api.docura.net/ap1/edi/api/v1/
auth/accessToken
auth/refresh
data (GET)
data (POST)
data/feedback

ehk nt:
https://api.docura.net/ap1/edi/api/v1/auth/accessToken
https://api.docura.net/ap1/edi/api/v1/data

3. Kirjeldus (EN): https://docs.google.com/document/d/1PZN4D-Ma-2SdBsBhdtW832Z6sIy2tShQaRs2JPz1QgM/

4. Postman (EN): https://elements.getpostman.com/redirect?entityId=18821092-21f447d9-0b97-40b4-8f3a-fd19bd65cd3b&entityType=collection

5. Test users for Test environment: https://api-test.docura.net/ap1/edi/api/v1/

EDI Buyer (send ORDER, receive INVOICE)

1. ClientID: 100015740@user.docura.net
2. Client Secret: 705839ef26b0438da861942026fad48a

EDI Seller (receive ORDER, send INVOICE)

1. ClientID: 100018680@user.docura.net
2. Client Secret: 28f337c1e82246ed9e7a6e0787ce4d07

04 Docudrive/Docuswitch kirjeldus¶

Lihtne ja kiire viis ühendada Docura EDI failipõhiseks käsitlemiseks. Selleks paigaldatakse Docudrive/Docuswitch takvara, mille kaudu vahetatakse faile. Selline lahendus võimaldab kasutada mitut EDI-operaatorit paralleelselt ilma lisaarenduseta - Docudrive/Docuswitch jagab e-dokumendid partnerite põhiselt operaatorite vahel vastavalt eelseadistusele.

1. Teie kasutajanimi ja apiKey on:

2. Paigaldamise juhend on siin: https://docs.google.com/document/d/1DFLUXYHBC7uDFe9aSUdBLHriw2lj9XjfWoWLUTozW3s/

3. Install

Win 64: https://www.docura.net/download/docudrive_win.exe - the most updated version
Win 32: https://www.docura.net/download/docudrive_win_old.exe
Linux 64: https://docura.net/download/docudrive_linux.tar.gz

05 SFTP¶

Häälestatakse Docura keskkonnas.

Docura IPd kliendi tulemüüri häälestamiseks:

78.46.44.41
78.46.44.49
78.46.44.56

06 Email (SMTP)¶

Häälestatakse Docura keskkonnas.

07 PDF digitaliseerimine¶

1. Teie partneri poolt saadetud tellimused/arved on võimalik digitaliseerida.
2. Docura toe poolt (support@docura.net) luuakse roboti emaili address, kujul: xxxx@edi.docura.net
3. Partner saadab PDF tellimused selle aadressile
4. Docura digiteerib neid ja saadab edasi teie ERPi

Saadetud PDF näidis koos Docura analüüsiga:

PDF tellimuse ümbertöödeldud lõppversioon XML formaati: