Партнеры, коды и GLN¶

• Table of contents
• Партнеры, коды и GLN
• 01 Зачем нужны коды партнёров
• 02 Код партнера (юридического лица)
• 03 Код места доставки (код магазина)
• 04 GLN
• 05 Как коды попадают в документ
• 06 Где коды вводятся в Docura
• 07 Типичные ошибки
• 08 Что это означает в конкретных ERP-системах
• 09 Контрольный список перед запуском
• Читать далее

01 Зачем нужны коды партнёров¶

В EDI-системах обмениваются не именами — обмениваются кодами. У каждого партнёра (юридического лица) и у каждой точки доставки должен быть код, который согласован между сторонами и идентично заведён в обеих ERP и в Docura.

1. Код — это единственный идентификатор, который связывает входящий документ с нужным партнёром и нужным магазином.
2. Один и тот же код должен быть, таким образом, в трёх местах: в ERP отправителя, в ERP получателя и в Docura, в карточке партнёра.
3. Коды вводятся один раз при настройке, после этого документы двигаются автоматически.

02 Код партнера (юридического лица)¶

1. Идентифицирует юридическое лицо — покупателя или поставщика как компанию.
2. В документе передается в блоке покупателя (BuyerParty/PartyCode) и, соответственно, в блоке продавца.
3. В Docura этот код связан на карточке партнера с Юридическим адресом (головной компанией), а не с магазином.
4. В ERP это обычно номер клиента: Kood на карточке контакта StandardBooks, код клиента в Directo, карточка клиента в Merit и так далее.

03 Код места доставки (код магазина)¶

1. Одно юридическое лицо может иметь множество пунктов доставки — магазинов, складов, терминалов.
2. Каждая точка доставки имеет свой собственный код, который в документе попадает в DeliveryParty/PartyCode. Это код, который розничный продавец печатает на заказе как код магазина.
3. Адрес заказа, если он отличается от адреса доставки, имеет свой собственный код → OrderParty/PartyCode.
4. В Docura каждый из этих кодов связан на карточке партнера с соответствующим адресом этого магазина.

Распространенное соглашение — это базовый код плюс суффикс: юридический код 12345, затем магазины 12345-1, 12345-2 и т.д.

Код контакта (юридического лица) и код места доставки не должны совпадать.

Скриншот ниже показывает обе стороны одной и той же ссылки. Слева — карточка контакта StandardBooks (Kood 12345) и его адрес доставки (Kood 12345-1). Справа — панель Коды партнеров в Docura, где 12345 связан с записью Legal (A1M OÜ, GLN 4740195999999), а 12345-1 с магазином A1000 Market Kohtla-Järve (GLN 4740195999883).

04 GLN¶

1. GLN (Global Location Number) – это 13-значный международный идентификатор местоположения или юридического лица в системе GS1; последняя цифра является контрольной.
2. При наличии GLN его можно использовать вместо собственного согласованного кода или вместе с ним: он уникален по своей природе, поэтому нет необходимости согласовывать код вручную.
3. В Docura и организация-партнер, и каждое из ее местоположений имеют GLN. На панели Коды партнеров вы можете фильтровать записи по названию, коду, адресу или GLN — это самый быстрый способ найти неизвестного партнера.
4. GLN требуется, когда партнер этого требует: Peppol, розничные сети, операторы электронных счетов. Если у партнера нет GLN, используется собственный согласованный код.
5. В некоторых ERP-системах GLN является отдельным полем в адресе доставки (в StandardBooks, на карточке адреса доставки), и его необходимо заполнять каждый раз, когда партнер работает с GLN.

05 Как коды попадают в документ¶

Блоки Party в XML формируются из кодов:

1. Покупатель: BuyerParty/PartyCode
2. Код адреса доставки: DeliveryParty/PartyCode
3. Код адреса заказа: OrderParty/PartyCode

В приведенном выше примере: код клиента 0450 попадает в BuyerParty, код адреса доставки 0450 в DeliveryParty, а код адреса заказа 0450-5 в OrderParty.

06 Где коды вводятся в Docura¶

1. Адреса создаются в разделе "Настройки" → "Адреса партнеров"; каждый адрес получает свой код (код местоположения).
2. На карточке партнера коды привязываются к адресам в панели Коды партнера: фильтрация по имени, коду, адресу или GLN, с разделами Не связанные и Связанные. Запись, которая остается несвязанной, означает, что Docura не может сопоставить этого партнера во входящем документе.
3. На той же карточке партнера (вкладка Электронный обмен данными) Предпочтительный канал должен быть установлен на Docura; для партнеров, с которыми обмениваются извещениями об отгрузке, дополнительно должна быть выбрана опция EDI Doc client.

Просмотр партнеров и добавление адреса.

Добавление адреса партнера и кода местоположения.

Просмотр кода местоположения адреса партнера.

Карточка партнера, вкладка "Электронный обмен данными": предпочтительный канал и опция EDI Doc client.

Пошаговое руководство по вводу адресов и кодов партнера находится в 01 Общее описание портала Docu-WEB

07 Типичные ошибки¶

1. Код контакта и код места доставки совпадают → документ привязан к неверному клиенту или неверному магазину.
2. Код существует в ERP, но не был привязан в Docura — запись остается в статусе Не привязано, и документ не может быть сопоставлен.
3. Один и тот же клиент был введен дважды в ERP. Некоторые ERP затем сопоставляют по регистрационному номеру и выбирают контакт с наименьшим номером. Избыточный контакт должен быть помечен как закрытый или его регистрационный номер должен быть удален.
4. Ошибки форматирования: пробел в начале, ноль в начале или другой разделитель в коде. Коды должны совпадать символ в символ с обеих сторон.

08 Что это означает в конкретных ERP-системах¶

1. Merit — торговая точка должна иметь регистрационный код и/или код НДС (KMKR), иначе она не импортируется в Docura и ЗАКАЗ не может быть отправлен. См. Merit, раздел 09 QA, вопрос 03.
2. SimplBooks — внутренний ID пункта доставки используется как PartyCode в Docura, и если поле Пункт доставки не заполнено в счете, счет вообще не передается в Docura. См. SimplBooks.
3. StandardBooks — адреса доставки вводятся в разделе Управление продажами > Настройки > Адреса доставки, и они идентифицируются по коду и GLN; те же коды должны быть введены в Docura. См. StandardBooks, раздел 02.07.
4. Directo — если документ приходит с кодом клиента, отсутствующим либо в Directo, либо у EDI-партнера, дальнейшая обработка этого документа не происходит. См. Directo.
5. Tovar — партнер, настроенный в ERP, и партнер в Docura должны иметь одинаковый код, иначе отправленный документ не будет принят системой получателя. См. Tovar.

09 Контрольный список перед запуском¶

1. У каждого партнера (юридического лица) есть код, и он связан с юридическим адресом в Docura.
2. У каждого магазина или пункта доставки есть свой код, отличающийся от юридического кода, и он связан с адресом этого магазина.
3. GLN заполнены везде, где партнер работает с GLN.
4. В разделе Не связанные не осталось записей.
5. На каждой карточке партнера установлены Предпочтения канала (и Клиент EDI Doc, где обмениваются уведомлениями об отгрузке).
6. Для каждого местоположения присутствуют регистрационный номер и, при необходимости, номер НДС.
7. Тестовый заказ и тестовый счет успешно обменены в обоих направлениях.

Читать далее¶

1. 01 Общее описание портала Docu-WEB — регистрация на портале, первоначальная настройка, ежедневное использование.
2. 03 Управление каталогом товаров
3. Руководства по ERP-системам: Merit, SimplBooks, StandardBooks, Directo, Tovar