Project

General

Profile

View source (English) EN RU ET LT LV Русский
English Eesti Lietuvių Latviešu

Wiki » 06 Prepared integration package and ERPs »

Source has been updated (v8), translation is from v7.

StandardBooks

00 ToDo

  1. Добавить руководство по логистике через API

01 Обзор

  1. Бизнес-программа с самым широким функционалом в Эстонии. Бухгалтерский учет.
  2. https://www.excellent.ee/standard-books/
  3. Поддерживает форматы 2doc, 4doc и e-arve.
  4. Оригинальное руководство Excellent находится здесь: https://www.excellent.ee/pdf/Docura_seadistamine_myyk.pdf

02 Настройка в ERP

01 NB! Путь импорта/архива/экспорта файлов

Для активации модуля Docura отправьте запрос на :

«Пожалуйста, активируйте модуль «Путь импорта/архива/экспорта файлов» для нашей компании».

Импорт и экспорт XML-файлов документов будет происходить автоматически через эти папки. Расположение и названия этих каталогов можно получить только у консультанта Excellent.

02 Обратите внимание:

a. Standard Books 8.5 или более новая версия;
b. модули Standard Books "Управление продажами" и "Логистика";
c. ключ API из Docura: Настройки - Пользователи - Добавить пользователя для API

NB! Новая версия Standard Books включает следующее дополнение: в модуле Общие > Настройки > Настройки API EDI > вкладка Docura добавлен новый флажок "При импорте заказа брать клиента из места доставки". Это означает, что вместо адресов доставки магазины должны быть сохранены как контакты. Если у вас старая версия и вы не хотите вносить эти записи вручную, вы можете заказать это "решение в один клик" у Excellent, связавшись с их консультантом, учитывая 1-2 часа рабочего времени Excellent по ставке 95 евро в час + НДС.

03 Общие > Настройки > Настройки EDI API, вкладка "Docura"

04 Общие > Настройки > Настройки электронных услуг

Для активации интеграции откройте модуль Общие > Настройки > Настройки электронных услуг и выберите вкладку «Другие услуги». В строке Docura EDI нажмите Активировать.

05 Счета продаж > Регистры > Товары

  1. Информация о продуктах/товарах (код товара, код GTIN/EAN, наименование товара, единица измерения и т. д.) должна быть обменена с клиентом, то есть покупателем товаров.
  2. На карточках товаров, продаваемых/отгружаемых через Docura, должна быть выбрана опция "Тип товара = Складской товар". Это означает, что для этих товаров должен вестись складской учет, а уровень запасов должен контролироваться в Standard Books.
  3. На карточке товара, на вкладке "Рецепт", должно быть заполнено поле "EAN код" или "Штрих-код". Здесь должен быть введен код GTIN товара.
  4. Если ваша компания отгружает товары, для которых должна быть установлена дата "Годен до", важно отметить "Отслеживание серийных номеров = Серийный номер/Номер партии" на карточках товаров. Обратите внимание, что если вы используете эту функцию, вам всегда придется заполнять серийный номер или номер партии и дату "Годен до" в строках приходных накладных.
  5. Для упаковки создайте отдельные карточки товаров типа "Упаковка", см. руководство в формате PDF.

06 Контакты

  1. Контакты – это юридические лица (покупатели/поставщики).
  2. Для контрагентов, которым отправляются документы через систему Docura, в карточке контакта (на вкладке «Обмен электронными данными») должна быть указана Настройка канала = «Docura».
  3. Для контрагентов, с которыми осуществляется обмен электронными накладными, в карточке контакта на вкладке «Обмен электронными данными» помимо Настройки канала должна быть выбрана опция «Клиент EDI Doc».

07 Управление продажами > Настройки > Адреса доставки

  1. В Standard Books должен быть один основной контакт, а все так называемые склады/магазины должны быть отдельными адресами доставки. Как ввести несколько адресов доставки для одного клиента, см. в руководстве Excellent: https://www.excellent.ee/kasutajatugi/kuidas-saab-uhele-kliendile-sisestada-mitu-lahetusaadressi/
  2. Различные адреса доставки, то есть места доставки клиентов, должны быть введены в модуле Управление продажами > Настройки > Адреса доставки.
  3. Адреса доставки идентифицируются GLN-кодом в дополнение к коду.
  4. В системе Docura должны быть введены те же коды, что и в Standard Books: BuyerParty > PartyCode — это код клиента, который указывается в заказе, а DeliveryCode > PartyCode — это код адреса доставки, который указывается в заказе, то есть так называемый код магазина. В заказе код магазина размещается в поле кода адреса доставки.
  5. Поля XML Party формируются следующим образом:
    1. Клиент: BuyerParty/PartyCode
    2. Код адреса доставки: DeliveryParty/PartyCode
    3. Код адреса заказа: OrderParty/PartyCode
  6. ВНИМАНИЕ! Убедитесь, что код контакта («Клиент») и «Код» адреса доставки не совпадают.
  7. Если клиент был введен дважды (например, A1M OÜ), Standard Books ищет совпадение по регистрационному номеру при поступлении заказа. Таким образом, программа находит первого клиента с наименьшим кодом контакта. Чтобы найти правильного клиента, неверный контакт должен быть помечен как закрытый в базе данных или его регистрационный номер должен быть удален.
  8. Чтобы активировать модуль Docura EDI в Standard Books, партнеры должны отдельно ввести все магазины, у которых есть адреса доставки.
  9. Использование адресов доставки является одним из предварительных условий для передачи корректных данных. Клиент должен исходить из того, что это разовая настройка.
  10. Если заказ содержит неверную или отсутствующую информацию, заказы попадают в реестр ошибочных электронных заказов. Некоторые клиенты Telema по-прежнему могут использовать старое решение 2-doc, и по этой причине у них каждый магазин добавлен в программу как отдельный контакт, но правильным способом было бы использование адресов доставки.

Наш консультант может помочь клиенту правильно ввести и настроить адреса доставки в программе. После этого клиент может экспортировать адреса доставки из Standard Books в виде текстового файла; для импорта их в среду Docura файл необходимо скорректировать до соответствующего формата.

08 Связывание контактов и адресов доставки в Docura

  1. Каждый контакт должен иметь код, который должен быть связан в Docura, на карточке партнера, с «Юридическим» адресом (т.е. головной компанией).
  2. Каждый адрес доставки должен иметь код, который должен быть связан в Docura, на карточке партнера, с адресом магазина.
    1. Юридический код можно проверить по адресу Магазина/Доставки
    2. 12345 : Юридический код
    3. 12345-1 : Код доставки

09 Серии номеров (необязательно)

Если вы используете серии номеров, проверьте, что они заполнены также для документов, которыми вы собираетесь обмениваться с Docura. См. PDF-руководство.

ВНИМАНИЕ! Диапазон серии номеров может закончиться и в середине года, а не только на рубеже года. Если диапазон (поле «До») заканчивается, новый документ не получит номер, и документ, полученный из Docura, не будет импортирован в Standard Books. В этом случае в регистре появится карточка без номера, которая также заблокирует движение следующих документов. Что делать в такой ситуации, см. пункт «05 Заказ на возврат (RETANN) – серия номеров заполнена и использование заказа на возврат» в FAQ.

Проверьте, что серии номеров заполнены для каждого типа документов, которыми вы обмениваетесь с Docura. Серии номеров регистров, связанных с Docura, чаще всего находятся по адресу:

  1. Управление продажами > Настройки > Серии номеров – заказы на продажу (ORDER);
  2. Логистика > Настройки > Серии номеров – заказы на возврат (RETANN) и другие логистические регистры.

03 Часто задаваемые вопросы

01 Электронный счёт-фактура DepID vs DepId. Используется DepID

Если XML-файл счёта-фактуры содержит элемент <DepId> (в соответствии с эстонским стандартом электронных счетов-фактур), это приемлемо для вас, или мы должны отправлять его в соответствии с форматом Telema, то есть <DepID>? И это в обоих блоках: BuyerParty и RecipientParty.

Отправляется <DepID>

02 Скидка

Что нужно изменить, чтобы заказы Selver больше не попадали в ошибочные заказы из-за неправильных цен?

Второй вопрос: как можно установить 10% скидку для заказа? Это когда % находится в заказе.

Так как у наших клиентов разные скидки, могу ли я добавить 10% скидку и к карте Selver? Чтобы она автоматически добавлялась к товару при его выборе?

Ответ:

Вероятно, на карточке контакта отсутствует условие оплаты продаж. Вы можете добавить его на карточку контакта Selver, на вкладке "Условия", в поле "Условие оплаты продаж".

Если скидка -10% должна поступать из XML, полученного от Docura, то вам следует изменить Общие > Настройки > Настройки EDI API, на вкладке "Docura EDI", опцию "Цены в заказах". Если вы хотите, чтобы программа учитывала цены в XML, то есть в полученных заказах, то вам следует выбрать опцию "Всегда брать цены и скидку из заказа клиента" или "Если в заказе, полученном от Docura, нет цен, брать цены из программы".

В программе Standard Books есть прайс-листы.

Прайс-листы можно привязать к Клиенту, Классу клиента, Условию оплаты и Счету. В прайс-листе можно указать, какой формуле цены следует скидка или наценка. В прайс-листе, где формула не указана, вы можете самостоятельно указать, как должны изменяться цены. Если прайс-лист присвоен карточке клиента, то при создании счета для этого клиента цены на товары предлагаются на основе прайс-листа. Прайс-лист на карточке клиента имеет более высокий приоритет, чем, например, прайс-лист, указанный в условии оплаты. В счете прайс-лист можно изменить по мере необходимости.

Я вышлю руководство по настройке прайс-листов.

https://www.excellent.ee/kasutajatugi/kuidas-hinnakiri-koostada/

03 Накладная, DESADV, номер партии (LotNum) и срок годности (BestBefore)

Вопрос:

Как можно добавить в накладную (DESADV) в Standard Books: LotNum (номер партии), ProductionDate (дата производства), BB (срок годности)?

Ответ:

Если на карточке товара указано «Отслеживание серийных номеров = Серийный номер или номер партии», то при получении товара на склад с помощью складской квитанции вы также можете ввести «Серийный номер/номер партии» и, при необходимости, заполнить поле «Срок годности». Таким образом, товары находятся на складе вместе с серийным номером/номером партии и датой срока годности.
https://www.excellent.ee/kasutajatugi/kuidas-maaratakse-toodetele-seerianumbrid/

Если вы теперь делаете отгрузку, то есть накладную, для таких товаров, программа требует заполнения этих полей также на вкладке B. Оттуда информация попадает в XML desadv. Я также приложил один пример в качестве вложения.

<ItemReserve>
  <LotNum>31102024-150</LotNum>
  <BestBefore>2024-11-25</BestBefore>
  <ItemReserveUnit>
    <ItemUnit>KG</ItemUnit>
    <AmountActual>2.00</AmountActual>
  </ItemReserveUnit>
</ItemReserve>

В Standard Books нет поля для отслеживания информации о дате производства. Если клиенту это необходимо, мы можем добавить его с помощью индивидуального решения.

04 Новый год, а заказы не доходят до системы Standard Books: что делать?

Пользователю Standard Books необходимо проверить, были ли добавлены в программу новый учетный год и серии номеров заказов нового года: https://www.excellent.ee/kasutajatugi/majandusaasta-lopetamise-toimingud-programmis/

Эта же проблема возникает также, когда серия номеров заканчивается в середине года, а не только на рубеже годов — см. следующий пункт «05 Заказ на возврат (RETANN)».

05 Возвратный заказ (RETANN) - номерная серия заполнена и используется возвратный заказ

Симптом: возвратный заказ (RETANN), отправленный из Docura, не доходит до программы. На стороне Docura документ успешно отправлен, но он не появляется в логистическом регистре Standard Books. В регистре возвратных заказов появилась 1 карточка без номера, потому что номерная серия этого регистра исчерпана.

Причина: диапазон номерной серии регистра возвратных заказов заполнен (номер в поле «До» исчерпан), поэтому документ не получает номер и карточка не создается. Карточка без номера также блокирует движение всех последующих документов. NB! Номерная серия может закончиться и в середине года, а не только на рубеже года (см. также пункт «04 Новый год, но заказы не доходят до системы Standard Books»).

Решение:

  1. Проверьте номерную серию: Логистика > Настройки > Номерные серии > возвратные заказы - убедитесь, что диапазон не закончился, и, при необходимости, увеличьте номер в поле «До».
  2. Удалите карточку без номера из регистра возвратных заказов:
    1. Логистика > Регистры > Возвратные заказы;
    2. карточка должна быть обязательно удалена, иначе данные не начнут перемещаться, и последующие импорты также будут неудачными.
  3. Если удаление карточки без номера не удается, сообщите нам - в этом случае карточку придется удалять с помощью консультанта Excellent (, тел. +372 669 1111). Карточка должна быть удалена в любом случае, чтобы данные начали перемещаться.
  4. Сообщите Docura, когда следующий возвратный заказ будет отправлен из Docura, и проверьте, достиг ли он регистра возвратных заказов.
  5. Предотвращение: поддерживайте достаточно большие диапазоны номерных серий и проверяйте их в середине года, а не только на рубеже года.

Использование возвратного заказа: когда возвратный заказ поступает в программу, из него можно создать Создать > Возврат товара и на его основе вернуть товар на склад (уровень запасов обновляется).

Та же логика ошибок применима и к другим типам документов, которыми вы обмениваетесь с Docura (например, заказ на продажу ORDER) - см. пункты «04 Новый год, но заказы не доходят до системы Standard Books: что делать?» и «02 Настройка в ERP > 09 Номерные серии (необязательно)».

Использованные руководства:

  1. Руководство Excellent по использованию Docura (возвратный заказ, стр. 10): https://www.excellent.ee/pdf/Docura_kasutamine_myyk.pdf#page=10
  2. Действия по закрытию финансового года: https://www.excellent.ee/kasutajatugi/majandusaasta-lopetamise-toimingud-programmis/

Source version: 7 · Status: stale · Roman Startsev