Partneriai, kodai ir GLN¶

• Table of contents
• Partneriai, kodai ir GLN
• 01 Kodėl reikalingi partnerių kodai
• 02 Partnerio (juridinio asmens) kodas
• 03 Pristatymo vietos kodas (parduotuvės kodas)
• 04 GLN
• 05 Kaip kodai atsiranda dokumente
• 06 Kur Docura programoje įvedami kodai
• 07 Tipinės klaidos
• 08 Ką tai reiškia konkrečiose ERP sistemose
• 09 Kontrolinis sąrašas prieš paleidžiant
• Skaityti daugiau

01 Kodėl reikalingi partnerių kodai¶

EDI sistemose neapsikeičiama pavadinimais – apsikeičiama kodais. Kiekvienas partneris (juridinis asmuo) ir kiekviena pristatymo vieta turi turėti kodą, dėl kurio susitarta tarp šalių ir kuris identiškai įvestas abiejose ERP sistemose bei Docuroje.

1. Kodas yra vienintelis identifikatorius, kuris susieja gaunamą dokumentą su tinkamu partneriu ir tinkama parduotuve.
2. Todėl tas pats kodas turi egzistuoti trijose vietose: siuntėjo ERP, gavėjo ERP ir Docuroje, partnerio kortelėje.
3. Kodai įvedami vieną kartą nustatymo metu; po to dokumentai juda automatiškai.

02 Partnerio (juridinio asmens) kodas¶

1. Identifikuoja juridinį asmenį – pirkėją arba tiekėją kaip įmonę.
2. Dokumente jis perduodamas pirkėjo bloke (BuyerParty/PartyCode) ir atitinkamai pardavėjo bloke.
3. Docura sistemoje šis kodas partnerio kortelėje yra susietas su teisiniu adresu (patronuojanti įmonė), o ne su parduotuve.
4. ERP sistemoje tai paprastai yra kliento numeris: Kood StandardBooks kontaktų kortelėje, kliento kodas Directo sistemoje, kliento kortelė Merit sistemoje ir t.t.

03 Pristatymo vietos kodas (parduotuvės kodas)¶

1. Vienas juridinis asmuo gali turėti daug pristatymo vietų – parduotuvių, sandėlių, terminalų.
2. Kiekviena pristatymo vieta turi savo kodą, kuris dokumente nurodomas DeliveryParty/PartyCode. Tai yra kodas, kurį mažmenininkas spausdina ant užsakymo kaip parduotuvės kodą.
3. Užsakymo adresas, jei jis skiriasi nuo pristatymo adreso, turi savo kodą → OrderParty/PartyCode.
4. „Docura“ sistemoje kiekvienas iš šių kodų yra susietas partnerio kortelėje su atitinkamu tos parduotuvės adresu.

Dažnai naudojama sutartinė taisyklė – bazinis kodas plius priesaga: juridinio asmens kodas 12345, tada parduotuvės 12345-1, 12345-2...

Kontakto (juridinio asmens) kodas ir pristatymo vietos kodas neturi sutapti.

Žemiau esančiame paveikslėlyje parodytos abi tos pačios nuorodos pusės. Kairėje – „StandardBooks“ kontakto kortelė (Kood 12345) ir jo pristatymo adresas (Kood 12345-1). Dešinėje – „Docura“ Partnerių kodų skydelis, kuriame 12345 yra susietas su Juridiniu įrašu (A1M OÜ, GLN 4740195999999), o 12345-1 – su parduotuve A1000 Market Kohtla-Järve (GLN 4740195999883).

04 GLN¶

1. GLN (angl. Global Location Number) – tai 13 skaitmenų tarptautinis vietos ar juridinio asmens identifikatorius pagal GS1 sistemą; paskutinis skaitmuo yra kontrolinis.
2. Kai GLN egzistuoja, jis gali būti naudojamas vietoj savo sutarto kodo arba kartu su juo: jis yra unikalus, todėl nereikia rankiniu būdu derinti kodo.
3. „Docura“ sistemoje tiek partnerinė organizacija, tiek kiekviena jos buveinė turi GLN. „Partnerių kodų“ skydelyje įrašus galite filtruoti pagal pavadinimą, kodą, adresą arba GLN – tai greičiausias būdas rasti nežinomą partnerį.
4. GLN reikalingas, kai to reikalauja partneris: Peppol, prekybos tinklai, e. sąskaitų operatoriai. Jei partneris neturi GLN, naudojamas nuosavas sutartas kodas.
5. Kai kuriose ERP sistemose GLN yra atskiras pristatymo adreso laukas (pvz., StandardBooks, pristatymo adreso kortelėje) ir jis turi būti užpildytas visada, kai partneris dirba su GLN.

05 Kaip kodai atsiranda dokumente¶

XML dokumento bloko „Šalys“ (Party) dalys yra sudaromos iš šių kodų:

1. Klientas: BuyerParty/PartyCode
2. Pristatymo adreso kodas: DeliveryParty/PartyCode
3. Užsakymo adreso kodas: OrderParty/PartyCode

Aukščiau pateiktame pavyzdyje: kliento kodas 0450 patenka į BuyerParty, pristatymo adreso kodas 0450 – į DeliveryParty, o užsakymo adreso kodas 0450-5 – į OrderParty.

06 Kur Docura programoje įvedami kodai¶

1. Adresai kuriami skiltyje "Settings" → "Partner addresses"; kiekvienas adresas gauna savo kodą (vietovės kodą).
2. Partnerio kortelėje kodai susiejami su adresais skydelyje Partner codes: filtruoti pagal pavadinimą, kodą, adresą arba GLN, su sekcijomis Not linked ir Linked. Ne susieta įraša reiškia, kad Docura negali susieti to partnerio su gaunamu dokumentu.
3. Toje pačioje partnerio kortelėje (skirtukas E-data interchange) Channel preference turi būti nustatyta į Docura; partneriams, su kuriais keičiamasi išsiuntimo patvirtinimais, papildomai turi būti pasirinkta parinktis EDI Doc client.

Partnerių peržiūra ir adreso pridėjimas.

Partnerio adreso ir vietovės kodo pridėjimas.

Partnerio adreso vietovės kodo peržiūra.

Partnerio kortelė, skirtukas "E-data interchange": kanalo pasirinkimas ir EDI Doc kliento parinktis.

Išsamus adresų ir partnerių kodų įvedimo žingsnis po žingsnio aprašymas yra pateiktas „01 Bendra Docu-WEB portalo aprašymo“:https://redmine.docura.net/projects/docura-manual-en/wiki/01_EDI-Web_description dalyje.

07 Tipinės klaidos¶

1. Kontakto kodas ir pristatymo vietos kodas sutampa → dokumentas priskiriamas ne tam klientui ar ne tai parduotuvei.
2. Kodas yra ERP sistemoje, bet nebuvo susietas Docuroje – įrašas lieka Nesusieti ir dokumentas negali būti priskirtas.
3. Tas pats klientas buvo įvestas du kartus ERP sistemoje. Kai kurios ERP sistemos tuomet suderina pagal registracijos numerį ir parenka kontaktą su mažiausiu numeriu. Dubliuojantis kontaktas turėtų būti pažymėtas kaip uždarytas arba jo registracijos numeris pašalintas.
4. Formato klaidos: praleistas tarpas, praleistas nulis arba kitoks skyriklis kode. Kodai turi tiksliai atitikti abiejose pusėse.

08 Ką tai reiškia konkrečiose ERP sistemose¶

1. Merit – parduotuvės vieta turi turėti registracijos kodą ir/arba PVM kodą (KMKR), kitaip ji neimportuojama į Docura ir UŽSAKYMAS negali būti išsiųstas. Žr. Merit, skyrius 09 QA, klausimas 03.
2. SimplBooks – pristatymo punkto vidinis ID naudojamas kaip šalių kodas (PartyCode) Docura sistemoje, ir jei sąskaitoje-faktūroje nepateikiamas laukas Pristatymo punktas, sąskaita-faktūra apskritai neperduodama Docura sistemai. Žr. SimplBooks.
3. StandardBooks – pristatymo adresai įvedami skiltyje Pardavimų valdymas > Nustatymai > Pristatymo adresai, ir jie identifikuojami pagal kodą ir GLN; tie patys kodai turi būti įvesti Docura sistemoje. Žr. StandardBooks, skyrius 02.07.
4. Directo – jei dokumentas atkeliauja su kliento kodu, kurio trūksta Directo arba EDI partnerio sistemoje, tolesnis to dokumento apdorojimas nevyksta. Žr. Directo.
5. Tovar – ERP sistemoje nustatytas partneris ir partneris Docura sistemoje turi turėti tą patį kodą, kitaip išsiųstas dokumentas nebus priimtas gavėjo sistemos. Žr. Tovar.

09 Kontrolinis sąrašas prieš paleidžiant¶

1. Kiekvienas partneris (juridinis asmuo) turi kodą ir jis yra susietas su Juridiniu adresu Docura.
2. Kiekviena parduotuvė ar pristatymo vieta turi savo kodą, skirtingą nuo juridinio kodo, ir jis yra susietas su tos parduotuvės adresu.
3. GLN užpildyti ten, kur partneris dirba su GLN.
4. Skyriuje Nesusieta neliko jokių įrašų.
5. Kiekvienoje partnerio kortelėje nustatytas Kanalo pasirinkimas (ir EDI Doc klientas, kur keičiamasi išsiuntimo pranešimais).
6. Kiekvienoje vietoje yra registracijos numeris ir, jei taikoma, PVM numeris.
7. Bandomasis užsakymas ir bandomoji sąskaita faktūra sėkmingai apsikeisti abiem kryptimis.

Skaityti daugiau¶

1. 01 Bendras Docu-WEB portalo aprašymas — registracija portale, pradinis nustatymas, kasdienis naudojimas.
2. 03 Produktų katalogo valdymas
3. ERP vadovai: Merit, SimplBooks, StandardBooks, Directo, Tovar