• Table of contents
• Erply
• 01 Обзор
• 02 Активация EDI
  • 01 Создание пользователя Docura в Erply
  • 02 Включение интеграции Erply в Docura
  • 03 Включить Docura EDI на карточке клиента
• 03 Электронные счета и Peppol
  • 01 Отправка электронных счетов через Docura
    • 01 Настройки на карточке клиента
    • 02 Пример 1: клиент является получателем электронного счёта
    • 03 Пример 2: клиент не является получателем электронного счёта
    • 04 Если клиент не получил счёт
    • 05 Проверка, является ли клиент получателем электронного счёта
  • 02 Peppol
• 04 Накладная
  • 01 Несколько накладных для одного заказа
  • 02 Розничные магазины (4DOC)
• 05 Срок годности и партии
  • 01 Вариант 1. Поле Партии на карточке товара (платный)
  • 02 Вариант 2. SN в описании товара
  • 03 Вариант 3. Приложение Lot and Expiry date manager
• 06 Часто задаваемые вопросы
  • 01 Количество товаров в отправленной накладной расходится с накладной Erply
  • 02 Добавление номера заказа в существующую накладную

Erply¶

01 Обзор¶

Erply — это облачное бизнес-программное обеспечение для розничной и оптовой торговли. Оно объединяет продажи, инвентаризацию, управление клиентами и электронную коммерцию на одной платформе.

Благодаря интеграции с Docura бизнес-документы автоматически обмениваются непосредственно из Erply:

1. заказы на покупку
2. заказы на продажу
3. счета-фактуры и накладные на покупку
4. счета-фактуры и накладные на продажу
5. складские запасы
6. электронные счета-фактуры (e-arve, Peppol)

02 Активация EDI¶

01 Создание пользователя Docura в Erply¶

В Erply пользователя нельзя создать без сотрудника, поэтому сначала создайте сотрудника, а затем пользователя.

1. В бэк-офисе Erply откройте Настройки → Сотрудники и нажмите Новый сотрудник и учетная запись пользователя в правом верхнем углу.
   
2. Введите имя «Docura» и фамилию «EDI» и нажмите Сохранить.
   
3. Откройте Настройки → Пользователи и сотрудники → Добавить пользователя. Имя пользователя: edi@docura.net, установите пароль, группа пользователей: Администраторы. Нажмите Сохранить.
   

02 Включение интеграции Erply в Docura¶

Docura создаст для вас пользователя портала и отправит ссылку для входа по электронной почте.

1. Войдите на портал Docura EDI.
2. Откройте Настройки → Интеграции, выберите ERPLY и поставьте галочку Включить.
3. Введите код клиента Erply (clientCode), имя пользователя edi@docura.net и пароль, созданный на шаге 01.
   
4. Активируйте функциональность (обычно Default).
   

03 Включить Docura EDI на карточке клиента¶

В Erply установите флажок Docura EDI на карточке каждого клиента, с которым вы обмениваетесь EDI-документами. Для розничных сетей с несколькими магазинами см. раздел 04.02.

Дополнительная информация: руководство Erply EDI 4DOC

03 Электронные счета и Peppol¶

01 Отправка электронных счетов через Docura¶

У Erply есть собственные модули электронных счетов (эстонские электронные счета, финские электронные счета), которые не зависят от Docura. Используйте только один из них: если вы отправляете электронные счета через Docura, отключите собственный модуль электронных счетов Erply, иначе возникнут ошибки при отправке. Содержимое электронного счета из модуля Erply изменить нельзя; содержимое электронного счета Docura можно при необходимости скорректировать.

Unlock01 Настройки на карточке клиента¶

1. Отметьте Docura EDI — счета этому клиенту отправляются через Docura.
2. Если клиент зарегистрирован как получатель электронных счетов, оставьте поле Адрес электронной почты для электронного счёта пустым. Счёт будет доставлен через сеть электронных счетов.
3. Если клиент не является получателем электронных счетов, введите адрес электронной почты в поле Адрес электронной почты для электронного счёта. Docura отправит электронный счёт на этот адрес. Если поле пустое, счёт попадает в ошибки и не отправляется.

Электронный счёт отправляется при подтверждении счёта.

Unlock02 Пример 1: клиент является получателем электронного счёта¶

Отмечено Docura EDI, поле Адрес электронной почты для электронного счёта не заполнено. Счёт был доставлен через сеть электронных счетов.

Unlock03 Пример 2: клиент не является получателем электронного счёта¶

Отмечено Docura EDI, в поле Адрес электронной почты для электронного счёта введён адрес электронной почты клиента. Счёт был отправлен по электронной почте.

Unlock04 Если клиент не получил счёт¶

1. Убедитесь, что установлен флажок Docura EDI.
2. Если клиент не является получателем электронных счетов, заполните поле Адрес электронной почты для электронного счёта.
3. Снова сохраните счёт.

Unlock05 Проверка, является ли клиент получателем электронного счёта¶

Используйте Эстонский регистр электронного бизнеса.

02 Peppol¶

1. Введите PeppolID в карточке клиента. Если поле заполнено, Docura отправит счет через сеть Peppol.
   
2. На платформе Docura для клиента должна быть настроена интеграция с Peppol с включенной отправкой и/или получением.

04 Накладная¶

01 Несколько накладных для одного заказа¶

1. В бэк-офисе Erply откройте заказ, для которого вы хотите создать накладную.
2. Выберите Дополнительно... → Создать счет.
   
3. В новом окне создания счета выберите Тип → Накладная.
4. Подтвердите и сохраните накладную.
   

Чтобы создать несколько накладных для одного заказа:

1. При создании первой накладной удалите или отредактируйте товары так, чтобы остались только количества для данной отгрузки.
2. Сохраните документ.
3. Создайте новую накладную из того же заказа и повторяйте до тех пор, пока не будут созданы все отгрузки.

Для каждой накладной магазин получает электронное уведомление об отгрузке с соответствующими товарами и их количествами.

02 Розничные магазины (4DOC)¶

Для отправки накладной в процессе 4DOC необходимо указать точное место доставки (магазин). Erply привязывает настройки EDI (GLN) к карточке клиента, поэтому одну карточку клиента нельзя использовать для розничной сети с несколькими адресами доставки и разными GLN. Создайте отдельную карточку клиента для каждого магазина.

1. Создайте отдельную карточку клиента для каждого магазина / места доставки.
2. Назовите карточки четко, например, «Prisma Peremarket AS (Kristiine)» и «Prisma Peremarket AS (Annelinna)».
3. Введите одинаковый регистрационный код юридического лица на всех карточках. Это связывает их с одной и той же компанией.
4. На каждой карточке магазина:
   • GLN: уникальный GLN этого магазина
   • Docura EDI: отмечено
   • Тип EDI: 4DOC

При создании накладной выберите конкретную карточку магазина в качестве получателя, чтобы использовался правильный GLN.

Руководство Erply: EDI 4DOC

Unlock05 Срок годности и партии¶

Номер партии и срок годности попадают к получателю одним из трёх способов — в зависимости от того, какие возможности включены в вашей учётной записи Erply.

Unlock01 Вариант 1. Поле Партии на карточке товара (платный)¶

Для этого требуется специальный интерфейс (так называемый алкогольный интерфейс) в вашей учётной записи Erply. Это платная услуга Erply, для её включения свяжитесь с abi@erply.com.

Интерфейс добавляет поле Партии на карточку товара. Введите туда даты или номера партий, разделяя несколько значений точкой с запятой (;).

Когда в накладную добавляется товар со значением в поле Партии, рядом с кодом появляется выпадающий список. Выберите нужную дату — она также будет отправлена в Docura.

02 Вариант 2. SN в описании товара¶

1. Если вы не хотите активировать платный интерфейс, добавьте SN непосредственно в описание товара.
   
2. Введите номер партии и срок годности в описание в следующем формате:
   

Docura считывает номер партии и срок годности из описания, поэтому сам счет не требует дополнительных полей.

Unlock03 Вариант 3. Приложение Lot and Expiry date manager¶

Партию и её срок годности можно выбрать прямо в счёте с помощью приложения Erply Lot and Expiry date manager — без платного интерфейса и без редактирования описания товара.

1. Откройте Приложения → Магазин приложений и найдите lot.
   
2. В карточке Lot and Expiry date manager нажмите Открыть. Если приложение предлагает более новую версию, сначала обновите его.
   
3. В меню приложения откройте Связанные приложения и обновите приложения, для которых указана более новая версия. Затем откройте Документы продажи.
   
4. В каждой строке товара в счёте теперь есть столбец Номер партии и срок годности, где нужная партия выбирается из выпадающего списка.
   
   

Веб-интерфейс Erply здесь немного неудобен, поэтому для выбора своей партии требуется небольшой обходной путь.

После удаления продублированной строки добавьте новую строку и выберите нужную партию в выпадающем списке.

06 Часто задаваемые вопросы¶

01 Количество товаров в отправленной накладной расходится с накладной Erply¶

В редких случаях количество товаров в отправленной накладной расходится с накладной Erply, и получатель видит меньше товаров, чем в оригинальной накладной. В Erply на данный момент нет решения этой проблемы. Если это происходит, сравните данные в Erply с отправленным документом и сообщите о случае в службу поддержки Docura.

02 Добавление номера заказа в существующую накладную¶

Если накладная была создана вручную, а не из заказа:

1. Откройте накладную.
2. Прокрутите вниз до поля Дополнительный текст, печатаемый в счете и введите туда номер заказа.
3. Сохраните документ.

Номер заказа теперь привязан к накладной.