• Table of contents
• EDI ātrā palaišana
• 01 Kas ir EDI
  • 01 Nozīme
  • 02 Kas ir svarīgi zināt veiksmīgai EDI ieviešanai
  • 03 Kā sākt darbu
• 02 Darba sākšana ar partneriem
  • 01 Jūsu uzņēmuma/veikala adrešu ievadīšana
  • 02 Ja partneris un tā adrese Docura jau pastāv
  • 03 Pāreja no cita EDI pakalpojumu sniedzēja
• 03 Integrācija
  • 01 Ja jūsu ERP vēl neatbalsta nevienu operatoru
  • 02 Ja cits EDI pakalpojumu sniedzējs jau ir integrēts ar jūsu ERP
  • 03 Docura REST-API
  • 04 Docudrive/Docuswitch apraksts
  • 05 SFTP
  • 06 E-pasts (SMTP)
  • 07 PDF digitalizācija

EDI ātrā palaišana¶

01 Kas ir EDI¶

01 Nozīme¶

Automatizēta datu apmaiņa starp informācijas sistēmām. EDI – Elektroniskā datu apmaiņa.

02 Kas ir svarīgi zināt veiksmīgai EDI ieviešanai¶

1. Biznesa process, apmaināmie dokumenti: piemēram, pircējs nosūta pirkuma pasūtījumu (Purchase Order), ko pārdevējs saņem kā pārdošanas pasūtījumu (Sales Order). Visa datu apmaiņa notiek automātiski starp partneru sistēmām (ERP). https://en.wikipedia.org/wiki/Enterprise_resource_planning
   
2. Kāda ir dokumentu apmaiņas tehniskā metode (pārraide/komunikācija), piemēram: faili, API, SFTP, e-pasts, AS2 utt.
3. Kāds ir dokumentu formāts un standarts, piemēram: EDIFACT, CSV + apraksts (kuras kolonnas ko nozīmē), XML (E-Dokuments, E-Rēķins, SAP IDOC) utt.
4. Kā jūsu ERP sistēmā ir aprakstīti pircēji-pārdevēji, piegādes vietas un produkti. Piemēram, adreses: GLN, iekšējie kodi. Produkti: EAN, iekšējie kodi. Dati jāsaskaņo vai nu ar EDI operatoru, vai tieši ar partneriem.
5. Kā EDI darbojas jūsu ERP sistēmā: vai tas ir automātiski, pamatojoties uz statusu (piemēram, apstiprināti rēķini), vai arī tiek iedarbināts manuāli ar pogu.
6. Kā ERP sistēmā tiek apstrādāti jauni ienākošie dokumenti un kļūdu paziņojumi. Piemēram, jauni dokumenti parādās ar statusu "melnraksts" vai atsevišķā mapē, un EDI operators nosūta e-pasta paziņojumu. Kļūdu gadījumā EDI operators var nosūtīt e-pastu vai arī ERP sistēmā var parādīties kļūdas indikācija noteiktā mapē.

03 Kā sākt darbu¶

1. Izlemiet, kuru biznesa procesu automatizēt, piemēram: iepirkumu process, pārdošanas process, komunikācija ar loģistikas partneriem utt.
2. Nozīmējiet savā uzņēmumā projekta vadītāju, kurš būs atbildīgs par EDI ieviešanu.
3. Izvēlieties, ar kuru partneri(-iem) (pircēju/pārdevēju) sākt automatizāciju. Parasti tiek izvēlēts tas, kam ir vislielākais dokumentu apmaiņas apjoms.
4. Izvēlieties EDI operatoru, piemēram, Docura.
5. Integrējieties ar savu ERP sistēmu. Ja nepieciešams, izstrādājiet nepieciešamās funkcijas vai nomainiet savu ERP.
6. Nosūtiet informatīvu vēstuli vienam vai vairākiem partneriem par EDI projektu kopā ar aprakstu.
7. Veiciet testu kopā ar EDI operatoru un vienu partneri.
8. Turpiniet savienot citus partnerus (pircējus/pārdevējus), līdz automatizācija ir pabeigta.

02 Darba sākšana ar partneriem¶

01 Jūsu uzņēmuma/veikala adrešu ievadīšana¶

1. Reģistrējieties vietnē https://app.docura.net
2. Ievadiet savu piegādes vietu, vismaz juridisko adresi: Iestatījumi - Manas atrašanās vietas

02 Ja partneris un tā adrese Docura jau pastāv¶

1. Meklējiet savu partneri Docura

2. Ievadiet savus kodus vai izmantojiet GLN kodu no savas ERP sistēmas.

3. Nosūtiet katram partnerim vēstuli par nepieciešamo EDI savienojumu:

Dear partner,

We hereby inform you that XXX is ready to adopt the EDI (Electronic Data Interchange) system for communication with its suppliers.

The use of the EDI system offers multiple benefits for both your and our company:

1. Cost reduction on both sides.  
EDI documents are generated automatically, significantly reducing manual processing time. A document created in one system does not need to be re-entered in another — one-time data entry, fewer errors, faster communication. All business processes are accelerated.

2. Sales growth.  
The information exchanged is more accurate and comprehensive. This reduces the risk of errors in orders and deliveries. Customer service improves.

3. No more lost documents causing delivery issues.

In the first phase, we will begin sending all purchase orders electronically.

The Docura.net platform ensures the technical readiness for EDI and the connection between XXX and its suppliers.  
Docura.net will contact you in the coming days regarding technical details and integration options.

We kindly ask you to review your possibilities to join the system.

We are confident that EDI is a great investment for both XXX and our suppliers.

Best regards,

03 Pāreja no cita EDI pakalpojumu sniedzēja¶

1. Ja jau izmantojat citu EDI pakalpojumu sniedzēju, mēs varam veikt pāreju viegli, droši un ātri.
2. Šeit ir saraksts ar ERP, ko Docura modulis jau atbalsta: https://docura.net/erps/

3. Piemērs tam, kā mainīt EDI operatoru klienta/piegādātāja kartītē. Izveidojiet savienojumu ar Docura un nomainiet operatoru kartītē. Tas arī viss!

Cits piemērs:

4. Ja Docura vēl neatbalsta jūsu ERP, sazinieties ar Docura speciālistu. Docura ieviešana ir vienkārša un pieejama. Plašāka informācija zemāk.
5. Aizpildiet savus kodus Docura partneru lapā vai pievienojiet GLN.
6. Kopā ar Docura pārbaudiet dokumentu apmaiņu, piemēram, Docura nosūta pasūtījumu, jūsu uzņēmums atbild ar rēķinu.

Visbeidzot, informējiet savu partneri par EDI operatora maiņu. E-pasta piemērs:

Hello,

We would like to change our EDI operator. XXX OÜ (registration code: XXX) wishes to start using the services of Docura OÜ (www.docura.net) from dd.mm.yyyy.

We kindly ask you to send all electronic documents between our company and YYYY through Docura OÜ from that date.

Best regards,

Pēc savienojuma izveidošanas gaidiet pirmo dokumentu, apstipriniet, ka viss darbojas. Pēc tam informējiet un savienojiet citus partnerus.

03 Integrācija¶

01 Ja jūsu ERP vēl neatbalsta nevienu operatoru¶

1. Ja jūsu ERP atbalsta API, Docura var lasīt un rakstīt datus tieši bez papildu manuālas piepūles. Apstipriniet to ar savu ERP pakalpojumu sniedzēju. Docura apstrādā dokumentus, pamatojoties uz statusu (piemēram, apstiprināti pārdošanas rēķini).
2. Ja jūsu ERP neatbalsta API, tad dokumentu apmaiņa tiek iestatīta, izmantojot failu vai API integrāciju.
3. Tiek izveidota importēšanas procedūra.
4. Tiek izveidota eksportēšanas procedūra.
5. Kļūdas tiek ierakstītas žurnālos.
6. Vairāk noderīgas informācijas (EN): https://docs.google.com/document/d/1UGxZ8Bj9qTynpN0YKskGLTb8M2ksIKp-BW1TPgBiCZk/

02 Ja cits EDI pakalpojumu sniedzējs jau ir integrēts ar jūsu ERP¶

1. Dokumentu apmaiņas kanāli var ietvert: API vai failu sistēmu (mapes).
2. Sistēmai jāatbalsta vairāku EDI operatoru iestatījumi, izmantojot URL vai importēšanas/eksportēšanas mapes. Eksportēšanas mapes koplietošana ir pietiekama; importēšanas mapi var koplietot. Piemēram:
   
3. Ja tas ir balstīts uz API: katram operatoram ir nepieciešams atsevišķs URL dokumentu importēšanai; dokumenti tiek eksportēti uz operatoru, kas izvēlēts klienta/piegādātāja kartītē.
4. Klienta/piegādātāja kartītei jāietver iespēja izvēlēties operatoru (skat. iepriekš)
   

03 Docura REST-API¶

Vienkāršs un ātrs veids, kā savienot Docura, izmantojot API. Nepieciešamas vidēji 4–8 stundas izstrādes laika.

REST-API rokasgrāmata ir pieejama šeit: https://redmine.docura.net/projects/docura-manual-en/wiki/REST-API

04 Docudrive/Docuswitch apraksts¶

Vienkāršs un ātrs veids, kā izmantot Docura failu integrācijā. Docudrive/Docuswitch programmatūra tiek instalēta failu apmaiņai. Tas ļauj paralēli izmantot vairākus EDI operatorus bez papildu izstrādes – Docudrive/Docuswitch maršrutē e-dokumentus, pamatojoties uz partneriem.

1. Jūsu lietotājvārds un API atslēga:

2. Uzstādīšanas pamācība: https://docs.google.com/document/d/1DFLUXYHBC7uDFe9aSUdBLHriw2lj9XjfWoWLUTozW3s/

3. Instalētāji:
Win 64: https://www.docura.net/download/docudrive_win.exe - visjaunākā versija
Win 32: https://www.docura.net/download/docudrive_win_old.exe
Linux 64: https://docura.net/download/docudrive_linux.tar.gz

4. Uzdevumu plānotājs

Lai nodrošinātu automātisku DocuDrive startēšanu, ir jākonfigurē uzdevumu plānotājs, lai palaistu executor.exe (piemēram, sistēmas startēšanas laikā vai pēc servera restartēšanas).

05 SFTP¶

Konfigurēts Docura vidē.

Docura IP adreses ugunsmūra iestatīšanai:

78.46.44.41
78.46.44.49
78.46.44.56

06 E-pasts (SMTP)¶

Konfigurēts Docura vidē.

07 PDF digitalizācija¶

1. Partnera PDF formātā nosūtītos pasūtījumus/rēķinus var digitalizēt.
2. Docura atbalsts (support@docura.net) izveido robota e-pasta adresi, piemēram, xxxx@edi.docura.net
3. Partneris nosūta PDF pasūtījumus uz šo adresi
4. Docura tos digitalizē un pārsūta uz jūsu ERP

Nosūtīts PDF paraugs ar Docura analīzi:

Digitalizētā PDF pasūtījuma galīgā versija XML formātā: