Kredito nota¶

• Table of contents
• Kredito nota
• 01 Kas yra kreditinė nota
• 02 Kada naudojama kredito nata
• 03 Kreditinės sąskaitos struktūra „Docura“ sistemoje
• 04 Integracija su EDI

01 Kas yra kreditinė nota¶

1. Kreditinė nota yra komercinis ir apskaitos dokumentas, kurį pardavėjas išrašo pirkėjui, siekdamas sumažinti anksčiau išrašytos sąskaitos faktūros mokėtiną sumą.
2. Įprastos priežastys yra grąžinimai, kiekio ar kainos korekcijos, nuolaidos, išmokos ar kiti koregavimai, susiję su originalia sąskaita faktūra.
3. EDI kontekste, kreditinė nota yra elektroninis verslo dokumentas, panašus į sąskaitą faktūrą, tačiau su neigiamais kiekiais ir (arba) sumomis, todėl ERP sistemos automatiškai atnaujina gautinas, mokėtinas sumas ir PVM.
   ​

02 Kada naudojama kredito nata¶

Kredito natos naudojamos įprastais verslo scenarijais:

1. Grąžinamos arba pažeistos prekės – dalis arba visos pristatytos prekės grąžinamos; pardavėjas išrašo kredito natą už grąžintą kiekį, o ne naują „neigiamą“ sąskaitą.
2. Kainos arba kiekio korekcija – originalioje sąskaitoje buvo nurodyta klaidinga vieneto kaina, mokesčio norma, nuolaida arba kiekis, ir tai reikia ištaisyti, išlaikant aiškų audito pėdsaką.
3. Premijos ir atgalinės nuolaidos – pirkėjas įvykdo sutartas sąlygas (apyvarta, mokėjimo drausmė ir t. t.), o pardavėjas suteikia atgalinę nuolaidą per kredito natą, sumažindamas bendrą mokėtiną sumą.
4. Paslaugų lygio arba kokybės problemos – jei pardavėjas kompensuoja pirkėjui (pvz., už delsimą, kokybės problemas), sumažindamas sąskaitos sumą, tai dažnai dokumentuojama kredito nata skaidrumo ir mokesčių tikslais.
5. Daugelyje jurisdikcijų kredito nata yra būtina, siekiant teisiškai sumažinti PVM ir pajamas, susijusias su originalia sąskaita.

03 Kreditinės sąskaitos struktūra „Docura“ sistemoje¶

Pagrindiniai elementai:

1. Šalys – Pirkėjo, Pardavėjo ir Pristatymo adreso laukai identifikuoja prekybos partnerius (pvz., Rapavis OÜ kaip pirkėjas, Docura OÜ kaip pardavėjas ir konkreti parduotuvė kaip pristatymo vieta).
2. Dokumento metaduomenys – dokumento numeris, dokumento data, apmokėjimo terminas, valiuta (EUR) ir pristatymo data užtikrina atsekamumą ir susieja kreditinę sąskaitą su verslo procesu ir originalia sąskaita faktūra.
3. Eilučių duomenys – prekės aprašymas, GTIN, tiekėjo prekės kodas ir matavimo vienetas aprašo produktą, kuriam išrašoma kreditinė sąskaita.
4. Neigiamas kiekis – kiekis nustatomas į -1, o tai techniškai reiškia, kad vienas vienetas yra pašalinamas iš anksčiau išrašyto kiekio.
5. Sumos ir PVM – neto kaina yra teigiama, tačiau neto suma, mokesčio suma ir bendra bruto suma yra neigiamos, todėl bendra dokumento vertė šiame pavyzdyje yra -4,33 EUR.
6. Kadangi struktūra atspindi įprastą sąskaitą faktūrą, „Docura“ ir partnerių ERP sistemos gali automatiškai apdoroti kreditinę sąskaitą ir užregistruoti priešingus apskaitos įrašus.

Pirmasis „Docura“ ekranas rodo kreditinę sąskaitą, kuri atrodo beveik identiškai pardavimo sąskaitai faktūrai, tačiau reiškia neigiamą koregavimą.
​

Antrasis „Docura“ ekranas sutelkia dėmesį į vieną kredito eilutę ir gautas sumas.

1. Kiekis: -1 vienetas „Alma pasterizuoto nenugriebto pieno 3,8–4,2“.
2. Neto kaina: 3.490 EUR; su kiekiu -1 tai tampa neto suma -3.49 EUR.
3. PVM: esant 24% mokesčio tarifui, PVM nuo -3.49 EUR yra -0.84 EUR (suapvalinta).
4. Bendra bruto suma: neto suma -3.49 EUR + mokesčio suma -0.84 EUR = -4.33 EUR.
5. Tai reiškia, kad pirkėjo mokėtina suma ir pardavėjo gautina suma sumažinamos po 4.33 EUR, palyginti su originalia sąskaita faktūra, o PVM mokesčių ataskaitose koreguojamas -0.84 EUR.

04 Integracija su EDI¶

1. EDI aplinkoje kreditinė nota seka tą patį automatizuotą srautą kaip ir sąskaita faktūra, tačiau su neigiamomis KIEKIO reikšmėmis.
2. Standartiniai formatai – kreditinės notos keičiamos tokiais formatais kaip EDIFACT, XML (įskaitant Docura XML), Peppol BIS ar kitais sutartais standartais tarp partnerių.
3. Nuoroda į originalią sąskaitą faktūrą – EDI pranešime paprastai yra originalus sąskaitos faktūros numeris, todėl abi ERP sistemos gali suderinti kreditinę notą ir automatiškai pritaikyti korekciją.
4. Pardavėjo ERP generuoja kreditinę notą ir siunčia ją per EDI teikėją (Docura).
5. Docura patvirtina ir konvertuoja dokumentą, jei reikia, ir persiunčia jį pirkėjui.
6. Pirkėjo ERP importuoja kreditinę notą, susieja ją su originalia sąskaita faktūra ir atnaujina apskaitos įrašus (mokėtinos/gautinos sumos ir PVM) be rankinio duomenų įvedimo.

Ši automatizacija užtikrina nuoseklų balansą tarp prekybos partnerių ir suteikia aiškią, audituojamą visų originalių sąskaitų faktūrų korekcijų istoriją.